Zakelijke telefonie uitbesteden: welke afwegingen maak je?
Aan het begin van de coronacrisis begonnen we misschien nog wat onwennig aan het fulltime thuiswerken. Het was een uitdaging om thuis een geschikte werkplek in te richten, ergens waar je je goed kon concentreren. Vergaderingen via Zoom of Teams verliepen niet altijd even soepel. Inmiddels zijn we anderhalf jaar verder: het thuiswerken is onderdeel geworden van ons dagelijks leven. Een verandering die naar verwachting zal blijven. Nu we grotendeels vanuit huis werken verloopt alle interne en externe communicatie via digitale kanalen. Dat vraagt ook wat betreft telefonie om een passende oplossing. Je zakelijke telefonie uitbesteden lijkt dan een verstandige keuze. Maar waar moet je precies op letten bij het maken van deze overstap?
Hosted telefonie
Kies je ervoor om de zakelijke telefonie uit te besteden met een toekomstbestendige oplossing, dan kom je meestal uit bij hosted telefonie of hosted VoIP. Dit houdt in dat je als organisatie gebruik maakt van een telefooncentrale in de cloud. Wordt er gebeld naar je organisatie, dan krijgen bellers een keuzemenu te horen. Vervolgens worden zij doorverbonden met de juiste afdeling. Dit wordt geregeld vanuit een datacenter, ook wel de hosted VoIP telefooncentrale. Medewerkers voeren alle zakelijke telefoongesprekken via de internetverbinding, vanaf een eigen IP-adres. Zo kunnen zij met een werkende internetverbiding op iedere locatie in Nederland bellen en gebeld worden.
Veiligheid en bereikbaarheid
Bij het kiezen van een passende aanbieder voor hosted telefonie is beveiliging natuurlijk je eerste prioriteit. Met regelmatige software-updates is je telefonie-oplossing minder gevoelig voor cybercriminelen. Let er daarom altijd op of de aanbieder regelmatig in updates voorziet en het volledige onderhoud en beheer voor haar rekening neemt. Daarnaast wil je te allen tijde bereikbaar zijn, ook wanneer er een update plaats vindt of wanneer er sprake is van een storing. Sommige aanbieders maken daarom gebruik van een back-up server, zodat je telefonie operationeel blijft. Zijn er problemen met de internetverbinding, dan kan dit gevolgen hebben voor je hosted VoIP. Daarom kan het in zo’n geval handig zijn om te kiezen voor een oplossing waarbij het vaste telefoonnummer automatisch wordt doorgezet naar een mobiel telefoonnummer. Dit wordt ook wel Emergency Call Routing (ECR) genoemd.
Kies de oplossing die past bij jouw organisatie
Iedere branche heeft andere vereisten als het om zakelijke telefonie gaat. Wanneer je ervoor kiest om zakelijke telefonie uit te besteden zijn er dan ook verschillende mogelijkheden waaruit je kunt kiezen. Zo bestaan er diverse functionaliteiten die je kunt toevoegen aan je telefonie-oplossing om tijdswinst te behalen of het gebruiksgemak te verbeteren. Er zijn bijvoorbeeld aanbieders die de mogelijkheid bieden om een CRM-systeem te koppelen aan je telefooncentrale. Handig wanneer je een klantdossier direct wil kunnen raadplegen bij een inkomend telefoontje. Heb je te maken met rechtsgeldige documenten die per fax worden verstuurd, dan kun je er in combinatie met hosted VoIP voor kiezen om E-faxen te versturen. Zo is er voor elke branche een passende oplossing.
